Circular No 066/2019
Dated 2 Apr 2019

To Members of the Malaysian Bar

Enforcement of Section 241 of the Companies Act 2016: Companies (Practising Certificate for Secretaries) Regulations 2019

Please take note that section 241 of the Companies Act 2016 came into operation on 15 Mar 2019.

In line with the enforcement of section 241, the Companies Commission of Malaysia (Suruhanjaya Syarikat Malaysia, “SSM”) has also introduced the Companies (Practising Certificate for Secretaries) Regulations 2019 and the Guidelines Relating to Practising Certificate for Secretaries under Section 241 of the Companies Act 2016, which aim to outline the parameters of the registration procedures as well as the duties and responsibilities of a secretary.

All practising certificate applications must be made online at https://esecretary.ssm.com.my.

Please click here to view the following documents:

(1) Companies (Practising Certificate for Secretaries) Regulations 2019 (P.U. (A) 76 dated 14 Mar 2019) (pages 3 to 15);
(2) Appointment of Date of Coming into Operation (P.U. (B) 138 dated 14 Mar 2019) (pages 16 and 17); and
(3) Guidelines Relating to Practising Certificate for Secretaries under Section 241 of the Companies Act 2016 (pages 18 to 29).

The above-mentioned documents, and a set of Frequently-Asked-Questions pertaining to the enforcement of section 241, are also accessible online via the SSM portal (www.ssm.com.my).

The relevant portion of SSM’s notice is reproduced below for your reference.

Thank you.

Salim Bashir
Secretary
Malaysian Bar

 Makluman Tarikh Penguatkuasaan Seksyen 241 Akta Syarikat 2016

2.      Dimaklumkan bahawa seksyen 241 Akta Syarikat 2016 (AS 2016) akan mula dikuatkuasakan pada 15 Mac 2019.

3.      Seksyen 241 AS 2016 adalah fasa akhir peruntukan di bawah AS 2016 yang telah dikuatkuasakan secara berperingkat pada 31 Januari 2017. Dengan penguatkuasaan seksyen tersebut, semua individu berkelayakan yang berhasrat untuk bertindak sebagai setiausaha perlu mendaftar dengan Pendaftar (SSM) tanpa mengira latar belakang profesional mereka. AS 2016 juga memperuntukkan tempoh peralihan bagi setiausaha syarikat sedia ada untuk memohon perakuan amalan dalam tempoh 12 bulan dari tarikh kuat kuasa.

4.      Selaras dengan penguatkuasaan seksyen ini SSM juga akan memperkenalkan Peraturan-Peraturan Syarikat (Perakuan Amalan Bagi Setiausaha) 2019 dan Garis Panduan Berkaitan Perakuan Amalan Setiausaha Di bawah Seksyen 241 Akta Syarikat 2016 yang bertujuan untuk menggariskan parameter prosedur pendaftaran serta tugas dan tanggungjawab setiausaha.

5.      Pendaftaran di bawah peruntukan ini akan menambahbaik piawaian profesionalisme dan kompetensi dalam profesion kesetiausahaan dan memastikan pemantauan yang efektif oleh SSM melalui pangkalan data berpusat.

6.      Semua permohonan perakuan amalan perlu dibuat secara dalam talian melalui https://esecretary.ssm.com.my.

7.      Bersama dengan ini dilampirkan dokumen-dokumen berikut untuk makluman YBhg. Tan Sri/Datuk Seri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan:

(a) Warta Kerajaan berhubung Penetapan Tarikh Kuat Kuasa Seksyen 241 Akta Syarikat 2016;
(b) Warta Kerajaan berhubung Peraturan-Peraturan Syarikat (Perakuan Amalan Bagi Setiausaha) 2019; dan
(c) Garis Panduan Berkaitan Perakuan Amalan Setiausaha Di bawah Seksyen 241 Akta Syarikat 2016.

8.      Dokumen-dokumen yang sama berserta soalan-soalan lazim berkaitan penguatkuasaan seksyen ini juga boleh diakses secara dalam talian melalui portal SSM www.ssm.com.my.

Please click here to view the full circular (including appendices, if any).