Circular No 150/2019
Dated 1 Aug 2019

To Members of the Malaysian Bar

Application for Renewal of Digital Certificate Using E-Court Token

The Director of the e-Court Division of the Federal Court of Malaysia, Hamidah binti Mohamed Deril, has extended to us a notification (by email) entitled “Makluman mengenai Permohonan Pembaharuan Sijil Digital Menggunakan Token E-Court daripada Augmented Technology Sdn Bhd” dated 31 July 2019.

The notification provides information regarding the application process for renewing digital certificates, including the difference between renewal through the purchase of a new token and renewal using an existing token.

The relevant portion of the notification, which we received on 31 July 2019, is reproduced below.

Thank you.

Salim Bashir 
Secretary 
Malaysian Bar

Tarikh: 31 Julai 2019

MAKLUMAN MENGENAI PERMOHONAN PEMBAHARUAN SIJIL DIGITAL MENGGUNAKAN TOKEN E-COURT DARIPADA AUGMENTED TECHNOLOGY SDN BHD

Tuan/Puan,

Dengan segala hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara tersebut di atas.

2.         Untuk makluman tuan/puan, Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan (PKPMP) telah menerima aduan mengenai kelewatan proses pembaharuan sijil digital menggunakan token e-Court oleh syarikat pembekal, Augmented Technology Sdn Bhd. Akibat kelewatan proses pembaharuan tersebut, peguam tidak dapat menggunakan sistem e-filing mahkamah kerana menunggu sijil digital dan token diperbaharui.

3.         Pihak PKPMP telah berbincang dengan pihak Augmented Technology Sdn. Bhd. (AugTech) untuk mendapatkan maklum balas mengenai aduan tersebut.  Hasil daripada perbincangan berkenaan, terdapat keperluan untuk menjelaskan kepada para peguam bahawa terdapat perbezaan di antara proses pembaharuan sijil digital dengan pembelian token baru berbanding dengan proses pembaharuan sijil digital menggunakan token sedia ada. Penjelasan ini wajar dibuat untuk mengelakkan kekeliruan.  Berikut adalah maklumat yang perlu disampaikan kepada para peguam:-

(1) Permohonan pembaharuan.

Pihak Certification Authority hanya boleh memperbaharui sijil digital dalam masa 30 hari sebelum tarikh luput sijil digital sedia ada. Oleh itu, permohonan pembaharuan sijil digital dan token e-Court hanya boleh dibuat kepada AugTech dalam tempoh 30 hari sebelum tarikh luput sijil digital tersebut.

(2) Pembaharuan sijil digital dengan token sedia ada.

Terdapat tiga cara untuk membuat pembaharuan sijil digital dengan token sedia ada:-

i) Secara terus (walk-in) ke pejabat AugTech di Bandar Bukit Mahkota, Kajang - Pemohon membawa borang permohonan, dokumen dan token ke pejabat AugTech.  Proses pembaharuan akan mengambil masa di antara 30 minit hingga 4 jam setelah permohonan disahkan teratur. Tempoh masa ini juga bergantung kepada jumlah kehadiran pelanggan pada hari tersebut.

ii) Secara pos - Borang permohonan, dokumen dan token diposkan oleh pengguna kepada AugTech. Sekiranya dokumen adalah teratur, AugTech akan memproses permohonan dan menghantar token yang telah diperbaharui secara kurier kepada peguam dalam masa 4 hari dari tarikh permohonan disahkan teratur.

iii) Secara emel - Borang permohonan dan dokumen dihantar secara emel dan penghantaran token dibuat secara pos. Sekiranya dokumen adalah teratur, AugTech akan memproses permohonan dan menghantar token yang telah diperbaharui secara kurier kepada peguam dalam masa 4 hari dari tarikh permohonan disahkan teratur.

(3) Permohonan tidak teratur

Jika permohonan adalah tidak teratur (dokumen tidak lengkap, data atau maklumat tidak sepadan) proses permohonan pembaharuan akan mengambil masa lebih daripada 4 hari. Tempoh penerimaan token oleh Peguam selepas diposkan oleh AugTech adalah bergantung kepada kesediaan perkhidmatan kurier oleh GD Express Sdn. Bhd. (Gdex) atau pembekal perkhidmatan kurier lain yang dilantik.

(4) Pembaharuan sijil digital dengan pembelian token baru

Pihak peguam mempunyai pilihan untuk membeli token baru bagi tujuan pembaharuan sijil digital jika mereka khuatir proses pembaharuan dengan token sedia ada akan mengambil masa yang lama dan mungkin menjejaskan urusan e-filing. Token baru boleh dibeli dalam tempoh 30 hari sebelum tarikh tamat sijil digital yang lama tersebut.

Tempoh masa pemprosesan permohonan pembaharuan dengan token baru adalah dalam masa 4 hari daripada tarikh permohonan disahkan teratur. Augtech akan menghantar token baru kepada peguam dan ia hanya boleh digunakan apabila sijil digital bagi token lama telah tamat tempohnya.  Token yang lama boleh disimpan oleh peguam.

Harga pembaharuan dengan token baru adalah RM50 lebih mahal berbanding harga pembaharuan dengan token SafeNet sedia ada.  Peguam boleh merujuk senarai harga perkhidmatan yang dibekalkan oleh AugTech dalam borang permohonan yang disediakan di portal https://aug-tech.net/downloads/ .